Come lavoriamo insieme.
Dalla prima chiamata alla revisione trimestrale — un processo chiaro e misurato per ingaggiare un'assistente legale remota e traduttrice certificata. Pensato per studi che hanno bisogno di un supporto prevedibile e puntuale in italiano, inglese e spagnolo.
Dalla scoperta alla revisione trimestrale.
La maggior parte degli incarichi segue lo stesso arco. Il ritmo varia — alcuni studi si avviano in una settimana, altri nell'arco di un mese — ma i passi restano gli stessi.
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01
Chiamata di scoperta
Una conversazione di 30 minuti, senza costo, per esaminare il lavoro che desidera affidare, le lingue coinvolte e il modo in cui un'assistente legale trilingue si inserirebbe accanto al Suo team. L'obiettivo è avere un quadro chiaro del giusto incastro da entrambe le parti — non è una chiamata di vendita.
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02
Incarico: NDA, W-9 e SOW essenziale
Se l'incastro è quello giusto, l'incarico parte con un NDA reciproco, un W-9 compilato per gli studi statunitensi e una breve dichiarazione di scope che definisce ambito, termini di riservatezza, struttura oraria o forfettaria ed eventuali considerazioni sul conflitto di interessi. La SOW è volutamente breve e modificabile.
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03
Onboarding
Consegna sicura degli strumenti e delle credenziali necessari: accesso alla casella condivisa, document management, gestionale delle pratiche, glossari o linee guida di stile. Le liste di clienti e pratiche vengono condivise con le restrizioni opportune. Si concorda una cadenza di comunicazione — schema tipo: conferma in giornata lavorativa e risposta sostanziale entro 24-48 ore.
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04
Operatività quotidiana
Le richieste arrivano attraverso il canale preferito dallo studio — email, casella condivisa o strumento di progetto. Ogni attività viene confermata, eventualmente ridefinita nell'ambito e restituita entro una tempistica chiara. L'avvocato o paralegale supervisore resta il revisore di riferimento; nulla esce dallo studio senza la sua revisione.
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05
Incarichi di traduzione
La traduzione certificata corre su un binario parallelo: preventivo al ricevimento dei documenti di origine, allineamento del glossario con la terminologia propria dello studio, bozza, revisione interna e PDF certificato finale con dichiarazione del traduttore. L'asseverazione è disponibile dove richiesta.
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06
Reportistica e fatturazione
Le fatture vengono emesse mensilmente, dettagliate per ore, attività o documenti. Gli incarichi a forfait includono un riepilogo dell'utilizzo rispetto alle ore concordate. Gli studi statunitensi ricevono il 1099 a fine anno quando applicabile. Le fatture sono in dollari statunitensi, pagabili tramite ACH o assegno.
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07
Revisione continua
Una breve verifica trimestrale per adeguare ambito, cadenza di comunicazione e priorità. Gli incarichi crescono, si riducono o si sospendono in base a ciò di cui lo studio ha davvero bisogno — non in base al contratto firmato nove mesi prima.
Gli strumenti che il Suo studio già usa.
Carol lavora dentro i sistemi che il Suo studio ha scelto, non contro di essi. Tra le piattaforme in uso abituale:
- Microsoft 365 e Google Workspace per email, documenti e calendario
- Clio, MyCase e piattaforme analoghe di gestione dello studio
- NetDocuments, iManage e SharePoint per la gestione documentale
- DocuSign, Adobe Acrobat Sign e simili per le firme
- Strumenti di progetto come Asana, Trello e Notion dove lo studio li predilige
- Scambio sicuro di file tramite i portali dello studio, o alternative crittografate quando non ve ne siano
Dove lo studio ha una preferenza, quella preferenza prevale. Dove non c'è preferenza, Carol propone la configurazione più leggera che risponda alle esigenze di sicurezza e tracciabilità del lavoro.
All'altezza del lavoro.
La riservatezza fa parte dell'incarico, non è un'aggiunta successiva. Le prassi consuete:
- NDA reciproco firmato prima di condividere qualunque materiale del cliente
- Scambio crittografato dei documenti sensibili — portale dello studio dove esiste, alternative sicure dove non esiste
- Riconoscimento della tutela del prodotto del lavoro dell'avvocato e degli obblighi dello studio nei confronti dei propri clienti
- Accesso limitato ai dispositivi, cifratura completa del disco e spazio di lavoro dedicato al materiale del cliente
- Nessuna discussione delle pratiche al di fuori dello studio incaricante — mai, neppure verso altri clienti
Quando lo studio impone standard più stringenti (NDA specifici per pratica, considerazioni di segreto professionale proprie della giurisdizione, controlli sui conflitti prima di ciascun incarico), vengono seguiti come parte ordinaria del lavoro.
Flessibile, con preavviso.
Il lavoro legale non è lineare. Alcuni mesi sono più pesanti di altri; alcune pratiche si chiudono in modo brusco; alcuni studi assumono e formano personale proprio. Gli incarichi sono strutturati per assecondare questa realtà.
- Sospensione: gli incarichi a forfait possono essere sospesi con due settimane di preavviso scritto e ripresi senza nuovo onboarding entro un massimo di sei mesi
- Recesso: entrambe le parti possono terminare l'incarico con 30 giorni di preavviso scritto; il lavoro in corso viene portato a termine e fatturato nel normale corso
- Consegne in sospeso: traduzioni o preparazioni documentali in corso vengono completate prima della chiusura dell'incarico, salvo diversa indicazione dello studio
- Conservazione: il materiale del cliente viene restituito o distrutto in modo sicuro secondo le istruzioni dello studio, con conferma scritta
L'intento è semplice: quando qualcosa cambia, il cambiamento dovrebbe essere una conversazione, non un problema contrattuale.
Informazioni correlate
Per il percorso e le credenziali di Carol, consulti la pagina chi è Carol Velasquez. Per una panoramica di tariffe e modalità, consulti la pagina delle tariffe. Per avviare una conversazione, la pagina contatti è la via più diretta.
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